EXEMPLE DE REGISTRE 

Pour faciliter la tenue du registre, la CNIL propose un modèle de registre de base destiné à répondre aux besoins les plus courants en matière de traitements de données, en particulier des petites structures.

Ce document vise à recenser les traitements de données personnelles mis en œuvre dans votre organisme en tant que responsable de traitement. Centralisé et régulièrement mis à jour, il vous permet de répondre à l’obligation de tenir un registre prévue par le RGPD. 

Une fois ce recensement effectué, vous serez en mesure de procéder à l’analyse des traitements de données personnelles à la règlementation.

Composition du document
1.	Une première page du registre recense les informations communes à toutes vos activités de traitement.

•	Les coordonnées de votre organisme (ou de son représentant sur le territoire européen si votre organisme n’est pas établi dans l’Union européenne)
•	Les coordonnées du délégué à la protection des données (DPO) si vous en disposez
•	La liste des activités de votre organisme impliquant le traitement de données personnelles.

2.	Pour chaque activité recensée, vous devrez créer et tenir à jour une fiche de registre.

Les pages suivantes constituent le modèle de fiche de registre, que vous devrez remplir pour chacune de ces activités. 

Registre des activités de traitement de SARL CAROLINE PARENT ET ASSOCIES
Coordonnées du responsable de l’organisme (responsable de traitement ou son représentant si le responsable est situé en dehors de l’UE) 	PARENT Caroline Gérante
10 B Rue des Naigeons
21200 Beaune
06 61 17 95 37
cparentgros@gmail.com	
Nom et coordonnées du délégué à la protection des données (si vous avez désigné un DPO) 	Idem ci-dessus	

Activités de l’organisme impliquant le traitement de données personnelles 
Listez ici les activités pour lesquelles vous traitez des données personnelles. 

Activités	Désignation des activités (exemples)	
Activité 1	Gestion de la paie	
Activité 2	Gestion des prospects	
Activité 3	Gestion des fournisseurs	
Activité 4		
Activité 5		
Activité 6		
Activité 7		
Activité 8		
Activité 9		
Vous devrez créer et tenir à jour une fiche de registre par activité. Le modèle de fiche de registre est disponible sur la page suivante.

Fiche de registre de l’activité 3
(Reprise de l’activité 1 de la liste des activités)

Date de création de la fiche	On1111CCCC	
Date de dernière mise à jour de la fiche	333233	
Nom du responsable conjoint du traitement (dans le cas où la responsabilité de ce traitement de donnée est partagée avec un autre organisme)		
Nom du logiciel ou de l’application (si pertinent)	%LLLK	

Objectifs poursuivis
Décrivez clairement l’objet du traitement de données personnelles et ses fonctionnalités.

Saisie dans le logiciel de gestion commerciale ISAGRI des noms et adresses des fournisseurs, clients ou prospects à des fins de mailing ou d’informations sur les millésimes….

Catégories de personnes concernées 
Listez les différents types de personnes dont vous collectez ou utilisez les données.

Exemples : salariés, usagers, clients, prospects, bénéficiaires, etc.

1.	FOURNISSEURS
Catégories de données collectées
Listez les différentes données traitées
  x  	Etat-civil, identité, données d'identification, images (nom, prénom, adresse)
………………………………………………………………………………………………………………………………..……
    	Vie personnelle (habitudes de vie, situation familiale, etc.)
………………………………………………………………………………………………………………………………..……

     	Vie professionnelle (CV, situation professionnelles, scolarité, formation, distinctions, diplômes, etc.)
…………………………………………………………………………………………………………………..……

 x    	Informations d’ordre économique et financier (revenus, situation financière, données bancaires, etc.)
RIB………………………………………………………………………………………………………………………..……

     Données de connexion (adresses Ip, logs, identifiants des terminaux, identifiants de connexion, informations d'horodatage, etc.)

     Données de localisation (déplacements, données GPS, GSM, …)
………………………………………………………………………………………………………………………………..……

     Internet (cookies, traceurs, données de navigation, mesures d’audience, …)
………………………………………………………………………………………………………………………………..……

     Autres catégories de données (précisez) : 
………………………………………………………………………………………………………………………………..……

………………………………………………………………………………………………………………………………..……

………………………………………………………………………………………………………………………………..……

Des données sensibles sont-elles traitées ?
La collecte de certaines données, particulièrement sensibles, est strictement encadrée par le RGPD et requiert une vigilance particulière. Il s’agit des données révélant l'origine prétendument raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale des personnes, des données génétiques et biométriques, des données concernant la santé, la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle des personnes, des données relatives aux condamnations pénales ou aux infractions, ainsi que du numéro d'identification national unique (NIR ou numéro de sécurité sociale).

     	Oui			  x    Non	 

Si oui, lesquelles ? : ………….………………………………………………………………………..…………………..

Durées de conservation des catégories de données
Combien de temps conservez-vous ces informations ?

	     	jours 		    	mois 		    	ans

 x    	Autre durée :

Si vous ne pouvez pas indiquer une durée chiffrée, précisez les critères utilisés pour déterminer le délai d’effacement (par exemple, 3 ans à compter de la fin de la relation contractuelle). 

5 ans après la fin de la relation contractuelle
…………………………………………..………………………..………………………..………………..……………………………..
…………………………………………..………………………..………………………..………………..……………………………..
…………………………………………..………………………..………………………..………………..……………………………..
Si les catégories de données ne sont pas soumises aux mêmes durées de conservation, ces différentes durées doivent apparaître dans le registre.

Catégories de destinataires des données

Destinataires internes

Caroline PARENT gérante et Directrice commerciale
Corinne ROBERT-BETHUNE assurant la comptabilisation 

Organismes externes
Néant

Sous-traitants 
SOFT AVENIR prestataire informatique assurant la maintenance.

Transferts des données hors UE
Des données personnelles sont-elles transmises hors de l’Union européenne ?

     Oui			 x    Non	 

Si oui, vers quel(s) pays : ………….………………………………………………………………………..…………………..

Dans des situations particulières (transfert vers un pays tiers non couvert par une décision d’adéquation de la Commission européenne, et sans les garanties mentionnées aux articles 46 et47 du RGPD), des garanties spécifiques devront être prévues et documentées dans le registre (article 49 du RGPD). Consultez le site de la CNIL.  

Mesures de sécurité
Décrivez les mesures de sécurité organisationnelles et techniques prévues pour préserver la confidentialité des données.

Le niveau de sécurité doit être adapté aux risques soulevés par le traitement. Les exemples suivants constituent des garanties de base à prévoir et peuvent devoir être complétés.

 x    	Contrôle d'accès des utilisateurs 
Décrivez les mesures : Accès informatique via un mot de passe

x     	Mesures de traçabilité
Précisez la nature des traces (exemple : journalisation des accès des utilisateurs), les données enregistrées (exemple : identifiant, date et heure de connexion, etc.) et leur durée de conservation :
Dates des enregistrements

x     	Mesures de protection des logiciels (antivirus, mises à jour et correctifs de sécurité, tests, etc.) 
Décrivez les mesures : 
antivirus

  x   	Sauvegarde des données
Décrivez les modalités : 
Sauvegarde sur disque dur

     	Chiffrement des données
Décrivez les mesures (exemple : site accessible en https, utilisation de TLS, etc.) : 
……………………………………..………………………..………………………..………………..……………………………..
……………………………………..………………………..………………………..………………..……………………………..
     	Contrôle des sous-traitants
Décrivez les modalités :  
……………………………………..………………………..………………………..………………..……………………………..
……………………………………..………………………..………………………..………………..……………………………..
     	Autres mesures : 
……………………………………..………………………..………………………..………………..……………………………..
……………………………………..………………………..………………………..………………..……………………………..
……………………………………..………………………..………………………..………………..……………………………..
……………………………………..………………………..………………………..………………..……………………………..